Внедрение электронного документооборота

• 10.янв.2017

С 2017 года в нашей организации внедряется электронный документооборот. Это отражает нашу концепцию - "Эффективные решения для железных дорог".
Электронный обмен документами планируется вести и со структурными подразделениями ОАО «РЖД», в частности, с РОСЖЕЛДОРСНАБом по прямым поставкам материалов по договорам 2017 года.
В самое ближайшее время такой способ передачи данных станет основным для всех предприятий нашей страны. Тем более, что законодательство Российской Федерации теперь разрешает использовать подобные системы на законных основаниях.
Для того, чтобы предприятие имело возможность обмениваться данными с другими, значимыми для него компаниями, оно должно провести специальную процедуру по внедрению соответствующего программного комплекса. Его вариант может быть выбран по желанию. Нами выбран «Контур-Диадок». Использование такой системы дает возможность оперативно отправлять и получать важную информацию от других фирм, используя при этом соответствующие телекоммуникационные каналы связи.
Подобный программный комплекс обычно включает в себя: адресную книгу с необходимыми контактами; возможность передавать или получать такую документацию, как счета-фактуры, договоры на поставки. Также возможна интеграция с другими видами систем, которые используют партнеры компании; хранение и упорядочение исходящих или входящих писем; электронно-цифровую подпись и шифровку отправляемых файлов; поддержку неформальных данных.
Главными преимуществами применения систем для электронного обмена информацией являются:

1)    Значительное снижение затрат бюджета организации на отправку документации другим фирмам. Это связано с отсутствием необходимости в расходах на почтовые пересылки или содержание курьера в штате.
2)    Возможность существенно экономить пространство в офисе, поскольку все данные будут храниться в электронной форме, а не в отдельных помещениях, когда используются бумажные носители.
3)    Оперативное получение данных другими организациями. Для этого потребуется буквально несколько секунд.
4)    Простота в эксплуатации системы и удобство в работе. Сотрудник с легкостью может найти нужный файл по определенным критериями, осуществлять составление документов по шаблонам, отслеживать передачу данных другим компаниям.